Những rủi ro khi cho thuê văn phòng ảo tại TP HCM

Trong thị trường thuê văn phòng ở TPHCM xuất hiện khái niệm văn phòng ảo. Vậy văn phòng ảo là gì và người thuê văn phòng ảo nhằm mục đích gì? Việc lựa chọn văn phòng ảo có giảm bớt chi phí cho các doanh nghiệp, nhất là các startup hiện nay? Liệu có những rủi ro khi thuê văn phòng ảo nào xảy đến hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé.

1. Văn phòng ảo là gì?

Văn phòng ảo là mô hình được phần lớn các doanh nghiệp vừa và nhỏ rất ưa thích. Đây là loại văn phòng cho thuê 0m2 để làm văn phòng đại diện của công ty. Văn phòng ảo cho phép các công ty sở hữu được các tiện ích giống như một văn phòng thực tế như: địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, số fax, phòng tiếp khách, thậm chí cả việc tiếp nhận các cơ quan kiểm tra trụ sở hoạt động của công ty cũng được diễn ra ở đây. Có thể nói gần như tất cả các dịch vụ, giao dịch của công ty trên giấy tờ đều sử dụng qua địa chỉ này.

cách làm việc tại văn phòng ảo

Dễ hiểu hơn, dịch vụ “văn phòng ảo” cung cấp cho doanh nghiệp một địa chỉ giao dịch đẹp, kê khai khi đăng ký kinh doanh, rất thuận tiện cho việc xây dựng hình ảnh và tiếp đón đối tác, khách hàng, có nhân viên trực điện thoại, thư từ, có chỗ tổ chức họp. Giám đốc và nhân viên có thể không cần có mặt làm việc mà chỉ đến vào những lúc cần tiếp khách, nhận giấy tờ quan trọng. Gần như toàn bộ khối lượng công việc được bàn giao thực hiện bên ngoài văn phòng ảo như làm tại nhà, quán cà phê,…

Đây có lẽ là sự lựa chọn hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp mới bởi xét về độ tiết kiệm chi phí cũng như sự thuận lợi mà văn phòng ảo mang lại thì không có loại hình văn phòng cho thuê nào qua mặt được. Tuy nhiên mặt lợi ích và rủi ro của loại hình này bạn hãy cùng tìm hiểu qua phần tiếp theo nhé.

2. Người thuê văn phòng ảo với mục đích gì

Người thuê được lợi ích gì từ việc thuê văn phòng ảo? Tại sao càng ngày càng có nhiều doanh nghiệp tìm thuê văn phòng ảo? Tất cả lợi ích nó mang lại, hãy cùng điểm qua ngay sau đây:

– Tối ưu hóa thủ tục khi có cơ quan kiểm tra: Doanh nghiệp hoạt động kinh doanh không tránh khỏi những lúc có các đợt thanh tra định kỳ và đột xuất. Với doanh nghiệp mới chưa biết quy trình thì dịch vụ văn phòng ảo sẽ giúp tiếp đón các đơn vị kiểm tra một cách chuyên nghiệp nhất. Với nhiều kinh nghiệm xử lý thủ tục hành chính, chắc chắn dịch vụ này sẽ giải quyết vấn đề với các cơ quan nhanh chóng, không ảnh hưởng đến việc kinh doanh của bạn.

– Tạo bộ mặt doanh nghiệp đối với khách hàng, đối tác: dịch vụ văn phòng ảo sẽ gây thiện cảm với các đối tác, khách hàng tốt hơn bởi vị trí khá đắc địa cùng với các dịch vụ chuyên nghiệp, cơ sở vật chất hiện đại. 

không gian văn phòng ảo có gì

– Tiết kiệm chi phí: Đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty mới, start up thì chi phí phải được phân bổ hợp lý và tiết kiệm một cách tối đa. Văn phòng ảo đem đến giải pháp tối ưu, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

3. Những rủi ro nào có thể gặp phải khi thuê văn phòng ảo

3.1 Vấn đề pháp lý

Nghe đến chữ “ảo” thì chắc chắn sẽ gây cho bạn tâm lý nghi ngờ. Văn phòng ảo cũng có những rủi ro pháp lý mà bạn cần nắm vững. Trong bộ Luật doanh nghiệp đã đưa ra những quy định về doanh nghiệp phải có trụ sở giao dịch, cụ thể: trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam; có địa chỉ được xác định, bao gồm số nhà, tên xã, phường, tỉnh/thành phố, và phải được thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh. 

Tuy nhiên, một địa điểm văn phòng ảo đặt nhiều địa chỉ kinh doanh của nhiều công ty khác nhau không được coi là vi phạm pháp luật. Bởi vì trong Luật không có quy định rõ một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu doanh nghiệp, cũng chưa có bất kỳ chế tài hay quy định pháp lý liên quan đến vấn đề thuê văn phòng ảo. Hơn nữa bản thân cơ quan đăng ký kinh doanh cũng không thể kiểm soát được việc các công ty có thực tế đang hoạt động tại trụ sở đã đăng ký hay không.

Do đó, các doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở, khai báo trên giấy phép kinh doanh,… phải tự chịu hoàn toàn trách nhiệm về tính trung thực khi khai báo địa chỉ kinh doanh. Bên cạnh đó, một vài đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng ảo mới thành lập nên chưa hiểu rõ về các vấn đề quy trình pháp lý, dẫn đến việc tư vấn chưa chính xác về các thủ tục thành lập cho doanh nghiệp thuê.

3.2 Rò rỉ thông tin

Như đã nói ở trên, văn phòng ảo hoạt động dựa trên nguyên tắc nhiều doanh nghiệp có chung một địa chỉ kinh doanh. Chính điều này làm cho mức độ bảo mật thông tin của công ty ở mức đáng lo ngại. Đối với các thông tin của đối tác và khách hàng như thư từ, điện tín, email, bưu phẩm,… có khả năng rò rỉ ra bên ngoài bất cứ lúc nào. Một trong những nguyên nhân chính có thể kể đến là những đơn vị cho thuê văn phòng ảo mới thành lập, chưa đủ độ uy tín có thể đảm bảo độ bảo mật cao đối với những thông tin về đối tác, khách hàng, nhân sự, tình hình kinh doanh của công ty.

Bên cạnh đó, khi 1 công ty bị scandal thì các công ty còn lại đang sử dụng chung địa chỉ văn phòng ảo cũng bị truy xét thông tin. Tiết kiệm chi phí rất tốt nhưng chắc hẳn bạn cũng không muốn công ty mình bị vạ lây bởi những hoạt động tiêu cực của doanh nghiệp đang chia sẻ địa chỉ với bạn. Chính vì vậy ngoài những lợi ích thì bạn hãy cân nhắc và xem xét thật kỹ những công ty đang có mặt tại địa chỉ văn phòng ảo đó nhé. 

3.3 Chất lượng dịch vụ không tương xứng với giá thuê

Có câu “tiền nào của nấy” nhưng trong trường hợp thuê văn phòng ảo thì chưa chắc đã đúng. Bởi vì văn phòng ảo thường được chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới thành lập nhắm đến. Để thu hút được đối tượng khách hàng này, các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thường cung cấp các dịch vụ kèm theo rất đúng ý khách hàng cụ thể như: trọn gói khai thuế, kế toán, tư vấn thành lập công ty,… Tuy nhiên, chất lượng dịch vụ không tương xứng với giá thuê do trình độ chuyên môn không cao, làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

văn phòng ảo là gì

3.4 Điều khoản hợp đồng bất lợi cho người thuê

Hợp đồng là văn bản có giá trị pháp lý, giúp bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan, nhất là đối với người thuê. Nếu không xem xét kỹ càng các điều khoản trong hợp đồng thì chính nó sẽ là bằng chứng chống lại bạn, khiến bạn phải chịu thiệt thòi trong tương lai. Để tránh các chiêu trò của một số đơn vị cho thuê văn phòng ảo kém uy tín, bạn nên đọc và tham khảo kỹ các điều khoản không rõ ràng, cụ thể và gây khó hiểu. Hãy chú ý kỹ những điều khoản liên quan đến diện tích, giá thuê, thời gian thuê, quy trình chuyển nhượng, bảo trì, các chi phí phát sinh, các tiện ích đi kèm,… Tất cả nên được xem xét kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký hợp đồng.

4. Những kênh nào tìm thuê văn phòng ảo

Hiện nay các đơn vị cho thuê văn phòng ảo đăng thông tin trên nhiều kênh khác nhau để tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng. Do vậy có rất nhiều doanh nghiệp mới chưa có kinh nghiệm trong việc tìm thuê văn phòng ảo chất lượng. Và bạn thường gặp nhiều khó khăn trong việc tìm địa chỉ để thuê văn phòng ảo trên các kênh nào là hiệu quả nhất. Hãy tham khảo các kênh sau:

Mạng xã hội: đây là nơi có sự tương tác giữa đơn vị cho thuê và người thuê cao nhất. Các tin đăng cho thuê văn phòng ảo nhận được phản hồi qua bình luận, tin nhắn. Trao đổi thông qua mạng xã hội giúp bạn hiểu rõ được nơi thuê nhanh chóng nhờ sự phản hồi của đơn vị cho thuê.

Website: những thông tin trên các website được người thuê tham khảo rất nhiều. Có nhiều trang web uy tín được nhận được nhiều lượt truy cập. Đây là một kênh cho thuê văn phòng ảo rất hiệu quả và mạng lại kết quả khả quan cho người thuê.

Tìm kiếm thông tin thực tế qua người quen: Nếu mạng lưới mối quan hệ của bạn đa dạng thì có thể dễ dàng nhờ người quen kết nối được với những nơi cho thuê văn phòng ảo chất lượng. 

Bài báo, truyền hình: Thông qua việc theo dõi tin tức trong các bài báo hay trên truyền hình, bạn có thể nắm bắt được vị trí văn phòng ảo đang muốn thuê có thật sự đắc địa hay không, và những phản hồi về địa chỉ đó là tích cực hay tiêu cực để bạn có thêm thông tin để ra quyết định.

Hi vọng qua bài này các bạn sẽ có thêm kiến thức hữu ích trước khi thuê văn phòng ảo tại TPHCM nhé. 

Chia sẻ