Thuê văn phòng: Hạch toán chi phí thuê văn phòng và những điều cần chú ý trong hợp đồng

Bạn có muốn thuê văn phòng đẹp giá tốt tại TPHCM, Hà Nội hay các thành phố lớn khác? Những chi phí thuê văn phòng cần chú ý trước khi đặt bút ký hợp đồng là gì? Việc hạch toán những khoản chi phí này có lợi ích gì? Tất cả băn khoăn của bạn sẽ được giải đáp trong bài viết này, cùng tìm hiểu bạn nhé!

1. Nhu cầu thuê văn phòng tại các thành phố lớn

Tại các thành phố lớn, hầu hết đối tượng thuê văn phòng hay các loại mặt bằng kinh doanh chủ yếu là các start up, các chuyên gia nước ngoài công tác tại Việt Nam hoặc các doanh nghiệp đang tìm kiếm vị trí thuê tạm thời trước khi ổn định quá trình kinh doanh. Nhu cầu thuê văn phòng khá cao nên thị trường văn phòng tại các thành phố lớn đặc biệt là TP.HCM năm 2020 được đánh giá tiếp tục tăng trưởng, nhất là các khu văn phòng ngoài trung tâm thành phố. 

Có thể nói thị trường văn phòng được hưởng lợi từ sự phát triển ngày càng lớn của nền kinh tế nói chung và sự gia tăng nhu cầu từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ nói riêng. Đến cuối năm 2019, tổng nguồn cung văn phòng cho thuê tại TP.HCM đạt hơn 2,1 triệu m2, tăng 8% so với cùng kỳ năm ngoái và 13% so với cuối năm 2018.

Tuy nhiên đến đầu năm 2020, thị trường chững lại do tác động của đợt dịch toàn cầu Covid-19. Sự ảnh hưởng đến nền kinh tế đã khiến thực trạng văn phòng cho thuê gặp khó khăn.

Việt Nam là một trong số ít các quốc gia phòng chống dịch bệnh mang lại kết quả tích cực, giảm bớt nỗi lo lắng trong cộng đồng. Vì vậy việc nhiều chủ nhà giảm chi phí thuê là một giải pháp tạm thời với hy vọng tình hình thị trường  sẽ ổn định và tiếp tục tăng trưởng trong những năm tiếp theo. 

Đi sâu vào vấn đề giấy tờ pháp lý thì hợp đồng thuê văn phòng là một phần không thể thiếu trong bất cứ cuộc giao dịch nào. Hợp đồng này bao gồm những gì và phải chú ý những điểm nào để yên tâm trong suốt thời hạn hợp đồng, hãy tìm hiểu phần tiếp theo.

2. Những điều cần chú ý trong hợp đồng thuê văn phòng

Trước hết, hợp đồng thuê văn phòng là một trong những văn bản chứng từ quan trọng đối với bên cho thuê và khách hàng thuê. Đây chính là giấy tờ thỏa thuận các điều khoản, lợi ích và trách nhiệm giữa hai bên, đồng thời là văn bản ràng buộc giữa hai đơn vị. Và để đảm bảo độ chính xác, tránh những rủi ro và tranh chấp không đáng có trong tương lai tốt nhất nên có một luật sư kiểm tra lại toàn bộ giấy tờ pháp lý liên quan đến việc thuê văn phòng.

Hợp đồng văn phòng có những điều khoản, chi tiết cần đọc kỹ để tránh hiểu nhầm và ảnh hưởng tới tổng chi phí phải thanh toán và hoạt động của doanh nghiệp về sau. Sau đây là một số yếu tố quan trọng nhất cần được xem xét kỹ khi ký kết hợp đồng như:

2.1 Các loại chi phí quy định trong hợp đồng

Bạn cần chú ý đến các khoản phát sinh bởi chi phí vận hành văn phòng không chỉ bao gồm giá thuê mà còn có nhiều khoản phí khác. Giá thuê và chi phí phát sinh khi thuê văn phòng là một trong những tiêu chí đặt lên hàng đầu, cần thỏa thuận và ghi rõ ràng trong hợp đồng. Việc này có thể giúp bạn tránh nhầm lẫn và phải gánh thêm một khoản khác ngoài ngân sách thuê. 

2.2 Thời hạn thuê văn phòng

Tùy nhu cầu, bạn có thể quyết định thuê lâu dài hoặc ngắn hạn. Trong mỗi hợp đồng đều thể hiện rõ về thời hạn thuê văn phòng tuy nhiên tòa nhà lại có quy định thời gian tối thiểu. Bạn nên thỏa thuận và ghi rõ các điều khoản thời hạn thuê văn phòng để tránh nhầm lẫn cũng như điều kiện bồi thường nếu tự ý kết thúc hợp đồng sớm.

2.3 Vấn đề tu sửa văn phòng

Khi thuê văn phòng, bạn có thể muốn trang trí lại để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy từng tòa nhà có thể hoặc không cho phép khách thuê tu sửa và tu sửa ở mức độ nào. Chính vì vậy để tránh những tranh chấp không đáng có và đền bù sau này thì trong hợp đồng nên có sự thỏa thuận rõ ràng giữa các bên liên quan. Và hơn hết, kế hoạch sửa sang văn phòng nên được thông qua bởi ban quản lý tòa nhà trước khi ký hợp đồng.

3. Hạch toán chi phí giúp bạn những gì

Trong quá trình tìm thuê và ký hợp đồng thuê văn phòng, có cần thiết phải hạch toán chi phí thuê văn phòng hay không? Việc làm này mang lại lợi ích gì cho người thuê, hãy cùng tìm hiểu 3 lý do ngay sau đây nhé. 

3.1 Kiểm soát tốt ngân sách khi thuê văn phòng

Có một thực tế là khá nhiều người thuê nhầm tưởng rằng chi phí thuê một không gian văn phòng chỉ bao gồm duy nhất tiền thuê theo m2/tháng. Thực ra nếu xem xét kỹ hơn thì tổng chi phí vận hành của văn phòng còn gồm rất nhiều chi phí khác như nhóm chi phí cố định, chi phí thực tế sử dụng, chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê, chi phí phát sinh. Bên cạnh việc thuê văn phòng với một vị trí thuận tiện, thiết kế sang trọng hiện đại, tiện ích tiêu chuẩn thì bạn cần phải cân nhắc nơi đó có mức chi phí thuê hợp lý và tổng các khoản chi “vừa vặn” với khả năng tài chính của mình. 

3.2 Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng

Không có gì bằng việc bạn hiểu rõ nơi bạn muốn thuê văn phòng bao gồm tất cả những chi phí và nội quy nơi thuê. Mặc dù có một hợp đồng thuê đã bao gồm tất cả các chi phí, nhưng bạn cần cẩn trọng cả với các điều khoản không liên quan đến tiền.

Chẳng hạn nếu doanh nghiệp của bạn có khả năng sẽ làm việc ngoài giờ hành chính cũng nên thỏa thuận với chủ nhà xem họ có yêu cầu phải tắt hết các thiết bị điện như đèn, quạt, điều hòa nhiệt độ sau giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ cuối tuần không? Điều khoản về mức phí phát sinh (nếu có) khi làm thêm, làm ngoài giờ cũng nên được đưa vào hợp đồng. 

3.3 Chủ động mọi nguồn thông tin pháp lý

Việc hạch toán chi phí thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở việc cân đối ngân sách phù hợp mà hơn hết nó còn giúp người thuê chủ động trong mọi nguồn thông tin pháp lý. Đó là những điều khoản đảm bảo sự hài hoà lợi ích giữa doanh nghiệp của người thuê và đơn vị quản lý toà nhà và đặc biệt là tuân thủ các thủ tục pháp lý theo yêu cầu của nhà nước.

Để tránh hiểu nhầm dẫn đến tranh chấp và ảnh hưởng tới hoạt động doanh nghiệp, nhất là về tổng chi phí phải thanh toán sau này, người thuê nên hạch toán một cách chi tiết, rõ ràng trên phương diện pháp lý.

Chia sẻ